Mesurer, Apprendre et Adapter

Introduction

La reconnaissance de la valeur d’une approche réactive et adaptable est au cœur des objectifs de développement durable et du Plan stratégique de l’UNICEF pour la période 2022-2025. Une approche flexible et agile permet de corriger la trajectoire face à des environnements instables, lorsque de nouvelles données probantes sont collectées, et que des enseignements sont tirés de la mise en application. 

Cette approche de gestion dotée d’une grande capacité d’adaptation s’harmonise bien avec notre travail sur le changement social et comportemental en nous permettant de concevoir des interventions adaptées au contexte et intégrant leur complexité. L’adoption de l’itération et l’apprentissage constant devraient être au cœur de nos activités.

L’itération repose sur une mentalité axée sur la formation.Les améliorations et les ajustements de la conception de la stratégie sur la base de nouvelles données probantes et contributions constituent une partie prévisible et centrale du processus. Nous évaluons, nous apprenons et nous nous adaptons selon un cycle régulier de retour d’informations et d’ajustements rapides. Chaque cycle nous rapproche des solutions qui traitent véritablement les problèmes que nous cherchons à résoudre. La résolution de problèmes sociaux et comportementaux complexes nécessite une contribution importante des personnes et des communautés avec lesquelles nous travaillons en partenariat, avant l’extension de la mise en œuvre.

Accepter le fait que nous n’avons pas réponse à tout est un principe de base d’une approche itérative.Les besoins et les forces locales doivent être décelés par les communautés et les différents partenaires et en collaboration avec eux. Les stratégies doivent évoluer tout au long de la durée de vie d’un programme pour s’adapter à l’évolution des besoins et du contexte. Il est également important de tenir compte du fait que les gens ne se rendent pas nécessairement compte de ce dont ils ont besoin jusqu’à ce que cela devienne concret. Cette incertitude est au cœur d’un processus itératif.

Des boucles de révision et de retour d’information rapides peuvent accroître l’appropriation, l’efficacité et la rentabilité, réduire les risques et gérer l’incertitude, tout en encourageant l’amélioration continue.

Quelle est la différence apportée par l’itération ?

Les approches de projet traditionnelles s’appuient sur un cadre linéaire de cause à effet, chaque étape contribuant à un résultat final. De nombreuses initiatives de développement et attentes des donateurs se sont fondées sur cette approche horizontale de la conception, les progrès étant divisés en étapes tout au long du cycle de vie d’un projet : une phase de recherche, une phase de design de projet et une phase de livraison - le suivi s’effectuant tout au long de ce processus.

À la fin de cette séquence de différentes phases, une évaluation est effectuée pour déterminer si l’initiative a atteint ses objectifs.

Contrairement à l’approche séquentielle, le processus itératif prévoit de nombreux moments d’échec et de réflexion. Il reconnaît que notre travail, et le monde dans lequel nous l’exerçons, sont imparfaits.Bien souvent, l’écart est important entre nos paroles et nos actions. Les difficultés imprévisibles sont inévitables tout au long d’un programme quelconque.Les décisions prises lors de la phase de conception sont susceptibles de changer avant la remise du rapport final.

L’approche traditionnelle est moins dynamique et moins réactive face aux changements inattendus du contexte ou des besoins. Elle n’est pas conçue pour des modifications rapides permettant de remédier aux inefficacités en cours de route.Les conséquences de cette rigidité sont que les changements finissent par être plus coûteux et que les résultats restent non testés et incertains jusqu’au bout.

L’intégration de l’itération dans notre travail nous offre de la flexibilité. Cette démarche nous aide à déceler les faiblesses dans le design du projet et dans les prémisses du travail lui-même. Nous pouvons ainsi repérer les éléments des projets qui sont inefficaces, peu rentables, ou n’atteignent pas les objectifs. Cela aide à lutter contre l’erreur des coûts irrécupérables : l’idée selon laquelle nous devons donner suite à un projet que nous avons commencé, même si les preuves montrent que les avantages seront limités.

Remarque sur les cibles et les indicateurs

Si l’objectif principal de la stratégie, exprimé à travers les énoncés de problèmes et de perspectives, doit être maintenu, un processus itératif peut dévoiler des moyens inattendus d’y remédier. Cependant, parfois, il ne suffit pas simplement de suivre les progrès vers la réalisation des résultats intermédiaires et les indicateurs établis au départ. Vous découvrirez peut-être que vous mesuriez les mauvais éléments. Nous ne connaissons pas toutes les réponses au début, c’est pour cela que la manière dont nous mesurons la réussite est susceptible d’évoluer au cours du projet.

Par exemple, un projet axé sur l’augmentation du taux de scolarisation des filles dans le secondaire peut commencer par une prise de conscience des avantages de l’éducation. La mise à l’essai de cette hypothèse tout au long du projet peut dévoiler que le problème n’a rien à voir avec la sensibilisation.Les parents comprennent peut-être l’importance de la scolarisation, et les filles veulent probablement aller à l’école. Cependant, vous découvrirez peut-être que des pressions exercées par la société les contraignant à se marier, des problèmes de grossesse ou la nécessité de soutenir financièrement la famille constituent des obstacles bien plus importants à la scolarisation. Bien que l’augmentation des inscriptions à l’école reste l’objectif principal, l’orientation des interventions et ce que nous mesurons sont amenés à évoluer et à s’enrichir des nouvelles connaissances obtenues grâce au suivi, à la formation et à l’adaptation continus.

Les étapes d’un processus itératif

L’évaluation, la formation et l’adaptation doivent être continues tout au long du cycle de vie de la stratégie.

Les possibilités d’itération

Les étapes clés offrent de bonnes occasions pour faire une pause et faire le point sur les nouvelles connaissances et nouveaux apprentissages, puis pour réfléchir et changer de cap, le cas échéant.

La stratégie ou le programme, dans leur globalité, peuvent être conçus avec plus de souplesse et de réactivité. Cependant, les activités peuvent également englober des cycles agiles et rapides d’apprentissage et d’adaptation au niveau local. Ce processus peut être divisé en quatre étapes :        
 

1. Programmer et confirmer les objectifs        
   Référez-vous toujours au problème que l’itération est censée résoudre. Vous devrez peut-être décomposer le projet en éléments plus petits qui offrent plusieurs occasions pour apporter des contributions, réaliser des essais et solliciter des commentaires. Ces « sprints » de recherche peuvent vous fournir des informations précieuses sur les moments clés du cycle de vie du projet. 
2. Créer votre première itération        
   Les itérations ne doivent pas nécessairement être des prototypes entièrement aboutis. Il peut s’agir de maquettes physiques approximatives, de croquis et de cartes papier, d’exemples d’images d’amateurs d’outils numériques, d’ajustements de service, de modifications de l’espace physique, etc. Il peut également s’agir de stratégies qui insufflent de la flexibilité, un retour d’informations rapide et une adaptation dès le lancement. L’objectif est de mettre rapidement à l’essai vos hypothèses et de recueillir des preuves. 
3. Mettre à l’essai        
   Recueillez les commentaires des parties prenantes et des partenaires par l’intermédiaire d’enquêtes structurées, de groupes de discussion ou d’autres stratégies. Profitez de cette occasion pour vous réaligner sur vos objectifs initiaux, ce que vous espérez accomplir et l’accueil que reçoivent vos premières idées. 

4. Évaluer et réviser        
   Vous devriez à présent disposer des informations en fonction desquelles vous pouvez agir. Il est important de rester ouvert d’esprit. Ce n’est pas le moment de décider si un élément a réussi ou a échoué. Réfléchissez plutôt aux questions suivantes : Cette itération répond-elle à vos objectifs ? Qu’avons-nous désormais appris qui nous permettra d’apporter des améliorations ? Continuez à adapter votre approche et votre design jusqu’à ce que vous arriviez à une itération de nouvelle génération.        
   N’oubliez pas que le développement itératif peut prendre des semaines, voire des mois. Votre champ d’action doit être orienté vers les objectifs de votre projet : réexaminez-les chaque fois que vous commencez un nouveau cycle.        
    

   
   Quand ce processus doit-il prendre fin ?

   Le nombre d’itérations dépend de l’initiative.Il est important que votre travail soit suffisamment flexible pour tenir compte de l’évolution des circonstances, des changements de contexte et des commentaires directs des communautés avec lesquelles vous travaillez. Vous pourrez ainsi déterminer si les nouveaux apprentissages auront un effet significatif et mesurable sur votre travail. Vous devriez constater à une diminution du nombre des cycles au fil du temps.

Un processus itératif réussi doit :  

• Améliorer la qualité et la fonctionnalité. Chaque itération devrait vous rapprocher de la réalisation de votre objectif. Si les commentaires suggèrent que vous avez fait fausse route après plusieurs cycles d’itération, analysez les commentaires pour déterminer comment vous pourriez vous réorienter.         
• Réduire les niveaux de changement. À chaque itération, le nombre de changements fondamentaux devrait diminuer. La portée des itérations devrait diminuer au fil du temps, passant de grands changements d’approche à des ajustements mineurs.      
• Augmenter la fidélité. Les idées deviendront probablement plus complexes en prenant corps. Une application conçue à l’origine sur une feuille de papier A4 peut évoluer vers un prototype en carton, une ébauche numérique fonctionnelle ou encore un prototype sur téléphone. Une stratégie de changement social sera de mieux en mieux définie à chaque session de travail communautaire et à chaque déploiement à petite échelle dans les communautés pilotes.         
• Augmenter le sens des risques. Le processus itératif peut dévoiler davantage de zones à risque. Vous devriez obtenir davantage d’informations sur les éléments susceptibles d’échouer de vos actions plutôt que sur les éléments réussis. L’itération peut dévoiler des couches de complexité qui n’ont pas été détectées lors de la phase de conception.        
• Mesurer et consigner les progrès. Documentez et enregistrez tous les ajustements que vous apportez en vue de l’obtention d’un résultat amélioré, pour pouvoir vous y référer ultérieurement. 

L’itération est-elle toujours la bonne réponse ?

L’itération peut augmenter l’efficacité, promouvoir la collaboration, aider à repérer les risques et, idéalement, amener à des stratégies appropriées, efficaces et adaptées. Cependant, l’itération comporte également plusieurs risques :

1. Attentes des donateurs, partenaires et collègues. La gestion traditionnelle de projet repose sur des phases, des budgets et des réalisations prévisibles, ce qui suppose des délais, des fonds et des capacités fixes. Pour découvrir de nouvelles perspectives et vérifier les hypothèses, un processus itératif rend inéluctables les retards et les changements d’orientation ou de budget. Cela peut être perçu comme des échecs ou des faiblesses selon les modes traditionnels de conception et de suivi des projets. Les donateurs, collègues et partenaires peuvent avoir des attentes plus rigides. L’itération devrait idéalement être planifiée et dotée de ressources adéquates. En l’absence d’une gestion préalable de ces attentes, l’itération peut être perçue comme inefficace, inefficiente et coûteuse. 

2. Délais approximatifs. Il est impossible de prédire le moment auquel vous parviendrez à obtenir des résultats satisfaisants. Il est difficile de définir le degré de changement, la durée des essais et le temps qu’il faut pour traiter les commentaires. Ne pas savoir quand arrêter l’itération constitue également un risque. 

3. Dérive des objectifs. L’apprentissage et l’adaptation constants sont des éléments fondamentaux de l’itération. Cependant, cela peut mettre en évidence des secteurs, des fonctionnalités, des problèmes et des possibilités que vous n’attendiez pas lors de la conception du programme. Un projet de renforcement des capacités peut en fin de compte susciter un changement fondamental des dispositions de supervision dans les centres de santé communautaires. Une campagne de sensibilisation peut amener à prendre conscience qu’aucune initiative de sensibilisation possible n’incitera au changement sans l’octroi de meilleures ressources du gouvernement central.

L’équipe de base de la programmation adaptative de l’UNICEF met en évidence les principes de programmation clés - des conditions préalables pour guider ce changement entre les programmes. Ils incluent notamment :  

• Une culture organisationnelle propice à l’expérimentation, à l’innovation, à la documentation et à l’apprentissage qui incite le personnel à se fonder sur le succès, à apprendre des échecs et à partager toutes les idées sans discrimination, sans crainte de récrimination.

• Une ouverture à une approche plus itérative de la planification, de la mise en œuvre, du suivi et de la réflexion en continu, de la volonté et de la capacité d’ajuster les plans et les interventions en fonction de nouvelles idées et connaissances, tout en restant axé sur les résultats.

• Un engagement à construire une base de preuves dynamique et vivante comprenant des preuves formelles et informelles, des données quantitatives et qualitatives, des histoires, des études de cas, des exemples et des apprentissages, tirés à la fois des preuves générées par le programme et de la base de données mondiale plus large.

• Une préférence accordée au suivi du programme en temps réel pour permettre une correction de l’orientation, un apprentissage et un partage des connaissances plus rapides.Tous les outils, conseils et systèmes accompagnant ces changements doivent également rester souples.

Pour voir la liste complète des recommandations de principes, vous pouvez consulter ce document de synthèse.

Études de cas et exemples : (uniquement disponibles en anglais) 

Suivi au cours du cycle de vie du projet 

• KENYA : Un partenariat entre WSUP, GAIN, Aqua for All, Unilever et Ideo s’est formé pour trouver une solution au manque d’accès à l’eau potable qui touche 39 % des Kenyans. Le projet s’est fondé sur un processus souple de recherche-action en continu, de prototypage, de retour d’information et d’itération pour trouver une solution qui a fonctionné pour les groupes visés sur le terrain comme au niveau du système.
• KENYA ET ZAMBIE: Les « Living Labs » de PATH ont mené un processus itératif, en faisant appel au DCH et aux méthodologies co-créatives pour concevoir un plan de distribution du vaccin COVID-19 avec les agents de santé de première ligne qui assuraient au final le service. L’équipe a eu recours au prototypage dans le premier cycle de recherche et un sondage en ligne pour recueillir des commentaires sur la conception d’une étiquette. Des groupes de discussion ont ensuite servi à mettre à l’essai une itération avec des emballages et des flacons à plus haute fidélité. Les résultats de cette initiative ont ensuite été classés par ordre de priorité par les travailleurs de la santé. Ils ont élaboré un modèle de système universel d’emballage et d’étiquetage pour soutenir une prestation de services efficace lorsque l’emballage n’est pas immédiatement disponible ou que des brochures d’information manquent. 

Évaluation de l’impact en phase post-mise en œuvre

• MONDE: Le programme d’inclusion numérique du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) a mis à l’essai la faisabilité d’impliquer les communautés à l’aide de WhatsApp, une plateforme de messagerie de base pour de nombreuses communautés de toutes les cultures, afin de faire face aux risques de confidentialité liés à la communication numérique. En collaboration avec Praekelt et son produit Turn.io, qui facilite les programmes d’éducation à grande échelle via WhatsApp, ils ont conçu une phase pilote visant à évaluer les risques numériques et les problèmes de protection des données de ce média. Le HCR a publié son rapport, report accompagné de recommandations sur la manière dont les organisations humanitaires peuvent utiliser les applications de messagerie pour dialoguer avec les personnes touchées par la crise.

Intégration de l’évolution des besoins comportementaux dans votre solution

• TANZANIE: Le programme Twaweza offre aux adolescentes un programme visant à améliorer la santé et l’hygiène menstruelles en leur fournissant des kits féminins contenant leur sélection de produits hygiéniques : des serviettes lavables ou une coupe menstruelle. Ce programme vise à améliorer la fréquentation scolaire en aidant celles qui n’ont pas accès à des méthodes hygiéniques et durables de gestion des menstruations à sortir de chez elles en toute confiance. Le rapport d’impact décrit une adoption à 70 % des coupes menstruelles et une diminution de 20 % de l’utilisation de serviettes en tissu, démontrant l’impact du programme sur les choix des filles. La mise en œuvre de ce service est conçue avec un mécanisme visant à réagir aux changements dans les comportements que le programme cherche à atteindre. La création d’une marge de manœuvre suffisante pour procéder à l’itération à la fin de la chronologie du projet a permis au programme de fournir les bons produits au bon moment, ce qui a conduit à son succès retentissant.

Ressources clés

• Document de synthèse de l’UNICEF :   Developing a Systematic Adaptive Programming Approach to Support UNICEF’s Strategic Plan 2022-2025
• Adaptive Management: Learning and Action Approaches to Implementing Norms-shifting Interventions
• Un outil Prototypage et Feedback  et un outil Pilote et itération du Design Centré sur l’Humain pour les Services de Santé l’UNICEF
• Une activité de prototypage de 90 minutes d’Hyper Island, qui fait partie de sa boîte à outils d’innovation en libre accès