Medição, Aprendizagem e Adaptação

Como usar a iteração para melhoria continua

Introdução

É fundamental reconhecer o valor de uma abordagem responsiva e adaptável para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável e para o Plano Estratégico 2022-2025 do UNICEF. Uma abordagem flexível e ágil permite a correção de curso diante de ambientes voláteis, novas evidências e insights a partir da implementação.

Esta abordagem de gestão adaptativa se alinha bem com nosso trabalho de Mudança Social e de Comportamento, permitindo-nos projetar intervenções que se adaptam ao contexto e acomodam a complexidade. A adoção da iteração e da aprendizagem constante deve estar no centro do nosso trabalho.

A iteração pressupõe uma mentalidade de aprendizagem. Fazer melhorias e ajustes na elaboração da estratégia com base em novas evidências e contribuições é uma parte esperada e central do processo. Avaliamos, aprendemos e nos adaptamos por meio de um ciclo regular de feedback e ajustes rápidos. Cada ciclo nos aproxima de soluções que abordam efetivamente o desafio que buscamos resolver. Lidar com problemas sociais e comportamentais complexos requer uma contribuição significativa das pessoas e comunidades com as quais fazemos parceria antes que a implementação seja ampliada.

A adoção da noção de que não temos todas as respostas é fundamental para uma abordagem iterativa. As necessidades e os pontos fortes locais precisam ser descobertos pelas comunidades e parceiros e em conjunto com eles. As estratégias devem mudar ao longo da vida útil de um programa de modo a acomodar as necessidades e o contexto em evolução. Também é importante considerar que as pessoas podem não perceber do que precisam até que aquilo se torne tangível. Essa incerteza está no cerne de um processo iterativo.

Os ciclos de revisão rápida e feedback podem aumentar o sentimento de responsabilização, eficiência e relação custo-benefício, diminuir o risco e gerenciar a incerteza, encorajando, ao mesmo tempo, a melhoria contínua.

Qual é o diferencial da iteração?

As abordagens tradicionais de projetos são construídas, a partir de uma estrutura linear de causa e efeito, em que cada etapa contribui para um resultado fim. Muitas iniciativas de desenvolvimento e expectativas de doadores se basearam nesse design horizontal, em que o progresso é dividido em etapas ao longo do ciclo de vida do projeto: fase de pesquisa, fase de elaboração do projeto e fase de entrega, com momentos de monitoramento durante todo o processo.

Ao final dessa sequência de fases, é feita uma avaliação para saber se a iniciativa atingiu seus objetivos.

Ao contrário da abordagem sequencial, o processo iterativo planeja muitos momentos de falha e de reflexão. Ele reconhece que nosso trabalho, e o mundo onde fazemos esse trabalho, são imperfeitos. Em geral, o que as pessoas dizem e fazem são coisas diferentes. Desafios imprevistos são inevitáveis ao longo de qualquer programa. As decisões tomadas na fase de elaboração provavelmente mudarão antes que o relatório final seja entregue.

A abordagem tradicional é menos dinâmica e menos sensível a mudanças inesperadas no contexto ou nas necessidades. Ela não foi projetada para contemplar modificações rápidas e lidar com ineficiências em tempo real. Essa rigidez significa que as mudanças acabam sendo mais caras e os resultados permanecem não testados e incertos até o final.

A adoção da iteração em nosso trabalho oferece flexibilidade. Ela pode ajudar a identificar pontos fracos na elaboração do projeto e na própria premissa do trabalho. Pode apontar onde os projetos são ineficientes, ineficazes e falhos.Assim, é possível combater a falácia do custo irrecuperável, a ideia de que precisamos dar continuidade a algo que iniciamos, mesmo que as evidências mostrem que o benefício será limitado.

Observação sobre metas e indicadores

Embora o foco principal da estratégia, expresso por meio de declarações de problemas e oportunidades, deva ser mantido, um processo iterativo pode revelar maneiras inesperadas de abordá-lo. No entanto, pode não ser tão simples quanto acompanhar o progresso em prol dos resultados e aos indicadores intermediários estabelecidos no início. Você pode descobrir que estava mensurando as coisas erradas. Não sabemos todas as respostas no início, então a maneira como medimos o sucesso provavelmente mudará ao longo do projeto.

Por exemplo, um projeto focado em aumentar a matrícula de meninas no ensino médio pode começar abordando a conscientização sobre os benefícios da educação formal. Testar essa suposição, ao longo do projeto, pode revelar que o problema não tem nada a ver com conscientização. Os pais podem entender a importância da escola e as meninas podem querer frequentá-la. No entanto, você pode descobrir que as pressões sociais para se casar, problemas de gravidez ou a necessidadede sustentar financeiramente a família são barreiras muito mais significativas à matrícula. Embora o aumento do número de matrículas continue sendo o objetivo, o foco das intervenções e o que mensuramos mudarão com os novos insights coletados por meio de monitoramento, aprendizado e adaptação contínuos.

Etapas para um processo iterativo

Mensuração, aprendizagem e adaptação devem ser contínuas durante todo o ciclo de vida da estratégia.

Oportunidades de iteração

Os marcos principais são boas oportunidades de parar, e fazer um balanço de novos conhecimentos e aprendizados, e de refletir e mudar a rota, quando apropriado.

Design e lançamento	Desenvolvimento de soluções	Pós-lançamento
Reformule o desafio ou o objetivo com base na pesquisa documental, pesquisa primária ou experiência da equipe	Confirme de que todos os conceitos estão sendo testados e/ou estão recebendo feedback dos participantes ao longo do caminho e que o progresso responde às descobertas	Construa mecanismos com escopo e capacidade de testar a eficácia e faça atualizações, se necessário

A estratégia ou programa geral pode ser elaborado com mais flexibilidade e capacidade de resposta. No entanto, as atividades também podem abranger ciclos ágeis e rápidos de aprendizado e adaptação no nível micro. É possível dividir esse processo em quatro etapas:

Planejamento e confirmação dos objetivos
Sempre consulte o problema que a iteração pretende resolver. Pode ser necessário dividir o projeto em componentes menores que viabilizem vários momentos para inserção de informações, testes e feedback. Esses “tiros de velocidade” na pesquisa podem gerar informações valiosas sobre momentos cruciais ao longo do ciclo de vida do projeto.
Criação da primeira iteração
As iterações não precisam ser protótipos totalmente concebidos. Podem ser maquetes físicas grosseiras, esquetes e mapas em papel, exemplos de baixa fidelidade de ferramentas digitais, ajustes de serviços, mudanças no espaço físico etc. Também podem ser estratégias que infundem flexibilidade, feedback rápido e adaptação desde o início. O objetivo é testar rapidamente suas hipóteses e reunir evidências.
Testes
Colete feedback das partes interessadas e parceiros por meio de pesquisas estruturadas, grupos focais ou outras táticas. Use essa oportunidade para se realinhar com seus objetivos originais: o que você espera alcançar e como suas ideias iniciais estão sendo recebidas.
Avaliação e análise
Agora você deve ter informações a partir das quais pode agir. É importante manter a mente aberta. Esse não é um momento para decidir se algo deu certo ou errado. Em vez disso, considere as seguintes perguntas: Essa iteração atende aos seus objetivos? Do que tomamos conhecimento para poder melhorar? Continue adaptando sua abordagem e seu projeto até chegar a uma iteração de próxima geração.
Lembre-se: o desenvolvimento iterativo pode levar semanas ou até meses. Permita que os objetivos do seu projeto sejam sua bússola: consulte-os toda vez que iniciar um novo ciclo.

Quando esse processo deve terminar?

A quantidade de iteração depende da iniciativa. É importante que seu trabalho seja flexível o suficiente para considerar a evolução das circunstâncias, mudanças no contexto e feedback direto das comunidades com as quais você está trabalhando. Assim, você poderá determinar se os novos aprendizados terão um impacto significativo e mensurável em seu trabalho. É comum que menos ciclos ocorram ao longo do tempo.

Um bom processo iterativo deve:

Aumentar a qualidade e a funcionalidade. Cada iteração deve aproximá-lo do alcance de seu objetivo. Se o feedback sugerir que você está fora de rota, após várias rodadas de iteração, analise-o para determinar como você pode voltar para o eixo correto.
Reduzir os níveis de mudança. A cada iteração, a quantidade de mudanças fundamentais deve diminuir. As iterações devem ter seu escopo diminuído com o tempo, saindo de grandes mudanças na abordagem para pequenos ajustes.
Aumentar a fidelidade. Provavelmente as ideias se tornarão mais sofisticadas à medida que se sedimentarem. Um aplicativo inicialmente projetado em uma folha de papel A4 pode evoluir para um protótipo em papelão e, depois, para um rascunho digital funcional, chegando finalmente a um protótipo utilizável em um telefone. Uma estratégia de mudança social se tornará mais definida, a cada sessão de trabalho comunitário, e por meio de implementação em pequena escala em comunidades-piloto.
Aumentar a percepção dos riscos. O processo iterativo pode revelar mais áreas de risco. É comum que se aprenda mais sobre as áreas onde seus esforços podem falhar do que onde podem dar certo. É comum que se aprenda mais sobre as áreas onde seus esforços podem falhar do que onde podem dar certo.
Avaliação e documentação do progresso. Para consulta futura, capture e registre todos os ajustes que você fizer para obter um resultado aprimorado.

A iteração é sempre a solução?

A iteração pode aumentar a eficiência, promover a colaboração, ajudar a identificar riscos e, idealmente, levar a estratégias adequadas, eficazes e apropriadas. No entanto, a iteração também implica vários riscos:

Expectativas de doadores, parceiros e colegas. O gerenciamento de projetos tradicional depende de fases, orçamentos e resultados previsíveis, que pressupõem cronogramas, finanças e capacidades fixas. Para descobrir novas oportunidades e desafiar pressuposições, o processo iterativo é propenso a atrasos e mudanças de foco ou orçamento. Para descobrir novas oportunidades e desafiar pressuposições, o processo iterativo é propenso a atrasos e mudanças de foco ou orçamento. Doadores, colegas e parceiros podem ter expectativas mais rígidas. Idealmente, a iteração deve ser planejada e ter recursos adequados. Sem administrar essas expectativas antecipadamente, a iteração pode ser vista como ineficiente, ineficaz e cara.
Cronogramas indefinidos. Não há como prever quando você alcançará algo que funcione. É difícil definir o grau das mudanças, a duração dos testes e o tempo necessário para responder ao feedback. Também é um risco não saber quando parar a iteração.
Aumento do escopo. Aprendizagem e adaptação constantes são essenciais para a iteração. No entanto, podem ser reveladas áreas, recursos, problemas e oportunidades que você não esperava quando o programa estava sendo criado. Um projeto de capacitação pode, em última análise, resultar em uma mudança fundamental nos arranjos de supervisão nos centros comunitários de saúde. Uma campanha de conscientização pode levar à percepção de que toda a conscientização do mundo não incitará mudança sem recursos melhores do governo central.

A Equipe Central de Programação Adaptativa do UNICEF destaca os princípios de programação essenciais, que são pré-condições para orientar essa mudança nos programas. Dentre eles estão:

Cultura organizacional facilitadora de experimentação, inovação, documentação e aprendizado que incentiva a equipe a evoluir a partir do sucesso, aprender com o fracasso e compartilhar todos os insights igualmente, sem receio de recriminação.
Abertura para uma abordagem mais iterativa ao planejamento, implementação, monitoramento e reflexão contínua, além da disposição e da capacidade de ajustar planos e intervenções com base em novos insights e conhecimentos, mantendo o foco nos resultados.
Compromisso com a construção de uma base de evidências viva e dinâmica que contemple evidências formais e informais, dados quantitativos e qualitativos, histórias, estudos de caso, exemplos e aprendizados, extraídos de evidências geradas pelo programa e da base de evidências global mais ampla.
Ênfase maior no monitoramento do programa em tempo real, permitindo correções de rota mais oportunas, aprendizado e compartilhamento de conhecimento. Todas as ferramentas, orientações e sistemas que acompanham essas mudanças também devem permanecer ágeis.

Para uma lista completa dos princípios recomendados, confira este texto para discussão.

Estudos de caso e exemplos

Monitoramento durante o ciclo de vida do projeto

QUÊNIA: Parceria entre WSUP, GAIN, Aqua for All, Unilever e Ideo reuniu-se a fim de encontrar uma solução para a falta de acesso à água potável, que afeta 39% dos quenianos. O projeto usou um processo de pesquisa ágil de ação contínua, prototipagem, feedback e iteração para encontrar uma solução que funcionasse para os grupos pretendidos no nível prático e no nível sistêmico.
QUÊNIA E ZÂMBIA: Os Living Labs da PATH lideraram um processo iterativo, usando metodologias de DCSH e cocriativas, para projetar um plano de distribuição de vacinas da covid-19 com os profissionais da saúde da linha de frente que prestavam o serviço. A equipe usou a prototipagem na primeira rodada de pesquisa e um questionário on-line para coletar feedback sobre o design de um rótulo. Depois, usaram grupos focais para testar uma iteração com embalagens e frascos de maior fidelidade. As descobertas dessa iniciativa foram, então, priorizadas pelos profissionais da saúde. Eles desenvolveram um modelo de embalagem universal e sistema de rotulagem para apoiar a prestação de serviços eficaz, quando a embalagem não está disponível imediatamente ou faltam folhetos informativos.

Avaliação do impacto pós-implementação

GLOBAL: Programa Inclusão Digital do ACNUR testou a viabilidade de envolver as comunidades usando o WhatsApp, uma plataforma de mensagens fundamental para muitas comunidades de diversas culturas, a fim de lidar com os riscos de privacidade da comunicação digital. Em colaboração com a Praekelt e seu produto Turn.io, que facilita programas educacionais em larga escala via WhatsApp, projetaram uma fase-piloto para avaliar os riscos digitais e os problemas de proteção de dados desse meio. O ACNUR disponibilizou seu report, relatório completo com recomendações sobre como organizações humanitárias podem usar aplicativos de mensagens para interagir com pessoas afetadas por crises.

Incorporação de necessidades comportamentais dinâmicas em sua solução

TANZÂNIA: Programa Twaweza oferece às adolescentes um curso para melhorar a saúde e a higiene menstrual, fornecendo kits femininos com produtos higiênicos à escolha delas: absorventes laváveis ou coletores menstruais. O programa visa melhorar a frequência escolar, ajudando as jovens que não têm acesso a métodos higiênicos e sustentáveis de controle menstrual a saírem de casa com confiança. O relatório de impacto descreve uma aceitação de 70% dos coletores menstruais e uma redução de 20% no uso de absorventes de tecido, demonstrando o impacto do curso nas escolhas das meninas. A implementação deste serviço foi projetada com um mecanismo de resposta a alterações de comportamentos que o programa se propõe a atingir. A criação de espaço para iteração no final do cronograma do projeto permitiu que o programa fornecesse os produtos certos no momento certo, culminando em seu notório sucesso.